ATA DA ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA DE 16/03/2023
RESIDENCIAL AUSTRALIS EASY CLUB – CNPJ 31.303.842/0001-46
Aos dezesseis dias do mês de março de 2023, às dezenove horas e trinta minutos em segunda chamada, reuniram-se em Assembleia Geral Ordinária os condôminos do Residencial Australis Easy Club, sito a Rua João Vogelsanger nº 321, Bairro Santo Antônio, CEP 89.218-080, Joinville/SC. LOCAL: através de videoconferência ZOOM com votação pelo aplicativo “SGC On Line” que é mantido pela empresa Systemar Informática Ltda ME CNPJ 00.903.331/0001-31. CONVOCAÇÃO: Mediante edital de convocação. QUORUM: Compareceram os representantes das unidades conforme lista de presença gerada pelo aplicativo de votação. A assembleia foi presidida pelo representante da Exatta Administração de Condomínios Sr. Otavio. Primeiramente procedeu a leitura do edital de convocação, que teve a seguinte ORDEM DO DIA: 1) Prestação de contas do período de Fevereiro/2022 à Janeiro/2023; 2) Deliberação referente baixa/ajuste de saldos de adiantamentos à fornecedor e caixa síndico; 3) Planejamento orçamentário e aprovação do valor de taxa de condomínio; 4) Apresentação de proposta e deliberação mudança escopo portaria terceirizada noturna (migrar função vigia para função vigilante) com acréscimo na arrecadação da taxa de condomínio; 5) Deliberação alterações e adendos ao regimento interno (entrada de pedestres pelo portão de veículos; horários de uso academia, brinquedoteca e playground externo; uso da vaga de carga/descarga para fornecedores do condomínio; aplicação de multas em situações extremas com aprovação do conselho sem notificação/advertência prévia ao infrator). O Sr. Otavio informa que a assembleia ocorre em 2 (duas) etapas sendo no dia 16/03/2023 a apresentação da ordem do dia, esclarecimento de dúvidas bem como alinhamento do formulário de votação e a 2ª etapa iniciando às 08h30m do dia 17/03/2023 encerrando às 16h30m do dia 17/03/2023 para votação eletrônica com divulgação dos resultados às 16h35m do dia 17/03/2023. A seguir o presidente da assembleia passou ao primeiro item da ordem do dia: 1) Prestação de contas do período de Fevereiro/2022 à Janeiro/2023: O Sr. Otavio e a síndica Sra. Juliana apresentam as prestações de contas do período contemplando total de receitas de R$ 1.500.777,44; total de desembolsos de R$ 1.428.670,98; saldo atual de R$ 77.780,86 em conta corrente; R$ 309.569,17 em conta aplicação e o saldo total de inadimplência de R$ 87.762,93 sendo R$ 58.983,50 em cobrança via jurídico representando 67% do montante geral. O Sr. Otavio e a síndica Sra. Juliana apresentam um breve resumo dos recebimentos via jurídico no ano de 2023 bem como comparativo com a última assembleia do ano de 2022. Colocado em votação, sendo aprovadas pela maioria dos condôminos as prestações de contas do período. Foram apurados 55 votos favoráveis – 79,55% das frações ideais votantes à aprovação das contas, 2 votos contrários – 2, 9% das frações ideais votantes e 12 votos – 17,55% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção. Passou-se ao segundo item da ordem do dia: 2) Deliberação referente baixa/ajuste de saldos de adiantamentos à fornecedor e caixa síndico: O Sr. Otavio e a síndica Sra. Juliana informam sobre os saldos de R$ 648,66 e R$ 598,99 na contabilidade do condomínio referente adiantamentos à fornecedor e caixa síndico respectivamente referente desembolsos que ocorreram e que não possuem comprovações de despesa anexadas nas prestações de contas do condomínio. São casos de compras onde os cupons fiscais foram extraviados na rotina de envio de malotes à administradora, pagamento da diferença referente mesas e cadeiras do salão de festas adquiridos via website de uma loja que não emitiu nota fiscal complementar de venda bem como um caso/exemplo de aquisição de cestas de natal para os funcionários terceirizados do condomínio no ano de 2021 e o mercado não mais localizou o cupom fiscal desta venda para emissão de 2ª via e com isso o Sr. Otavio coloca em votação para efetuar a baixa destes saldos da contabilidade. Informa que foram casos isolados que já não mais ocorrem e que o procedimento atual é extrair fotos dos comprovantes fiscais no momento da compra para evitar novas ocorrências. Os condôminos presentes sugerem anexar no livro de prestação de contas de março/2023 os e-mails enviados à loja de aquisição de mesas e cadeiras bem como a mensagem enviada ao mercado solicitando a 2ª via do cupom fiscal e a foto dos funcionários com os brindes objetivando complementar este ajuste contábil caso aprovado. O Sr. Otavio irá anexar também trecho do extrato bancário que demonstra o pagamento ao mercado via débito na conta bancária do condomínio. Colocado em votação, sendo aprovadas pela maioria dos condôminos dar baixa destes valores à título de despesas com exercício anterior. Foram apurados 52 votos favoráveis – 76,41% das frações ideais favoráveis à baixa/ajuste, 7 votos contrários – 10,24% das frações ideais votantes, 9 votos – 13,35% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção” e 1 unidade que não votou neste item de pauta. Passou-se ao terceiro item da ordem do dia: 3) Planejamento orçamentário e aprovação do valor de taxa de condomínio: O Sr. Otavio apresenta o planejamento financeiro atualizado contemplando as despesas do condomínio considerando necessidade de arrecadação de R$ 82.400,00 mensais. Uma 2ª opção seria arrecadação mensal de R$ 77.200,00 com dedução do valor de receita de multa/juros como abatimento de despesas. O Sr. Otavio esclarece dúvidas dos condôminos presentes em relação ao planejamento apresentado e informa que na última assembleia do ano de 2022 o condomínio já optou por esta alternativa de dedução do valor de receita de multa/juros como abatimento de despesas. Informa também que no ano de 2021 não houve reajuste da taxa de condomínio e questiona aos condôminos presentes se possuem outra sugestão de reajuste de taxa de condomínio. Por fim, informa que no item 4 de pauta será deliberado sobre mudança de escopo da portaria o que eventualmente pode alterar a necessidade de arrecadação. Colocado em votação, sendo aprovada pela maioria dos condôminos presentes nova arrecadação mensal fixa de R$ 77.200,00 rateada pela fração ideal das unidades considerando reajuste de 5,91% em relação à arrecadação atual. Foram apurados 51 votos – 77,15% das frações ideais votantes para arrecadação de R$ 77.200,00; 8 votos – 12,13% das frações ideais votantes para arrecadação de R$ 82.400,00, 5 votos – 7,65% das frações ideais votantes para a opção de arrecadação mensal variável, 2 votos – 3,07% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção” e 3 unidades que não votaram neste item de pauta. Passou-se ao quarto item da ordem do dia: 4) Apresentação de proposta e deliberação mudança escopo portaria terceirizada noturna (migrar função vigia para função vigilante) com acréscimo na arrecadação da taxa de condomínio: A síndica Sra. Juliana coloca este assunto para deliberação atendendo aos pedidos dos condôminos (via e-mail, grupo de WhatsApp, contatos com síndica e membros do conselho) pois um dos profissionais que atua como vigia na portaria do condomínio fez um curso de aperfeiçoamento para atuar como vigilante e consequentemente obtendo uma remuneração salarial maior e a intenção dos condôminos que demonstraram interesse neste assunto de pauta seria verificar uma alternativa visando manter este profissional no quadro de funcionários da empresa terceirizada que está atuando no condomínio, não só pela permanência deste profissional no Australis, mas também para que o condomínio tenha profissionais mais capacitados no horário noturno onde há mais ocorrências. A proposta seria o condomínio migrar o contrato atual de vigia 24hs para um novo contrato considerando recepção diurno e vigilante noturno. A sindica Sra. Juliana esclarece dúvidas dos condôminos presentes quem colocam também suas considerações referente ao assunto. O Sr. Otavio informa aos condôminos que em caso de aprovação haverá um acréscimo médio por apartamento de R$ 6,83 (R$ 6,21 taxa condomínio + R$ 0,62 fundo de reserva) nos boletos condominiais podendo variar pois o rateio é por fração ideal. A síndica Sra. Juliana informa que este assunto tem sido recorrente nas reuniões de conselho e tem recebido muitos pedidos dos condôminos para deliberar sobre esta possível mudança de escopo. Os condôminos colocam suas preocupações com relação à segurança pois tem tido aumento de ocorrências no período noturno e lembram que em breve haverá uma obra no terreno ao lado o que vai acarretar em aumento do fluxo de pessoas estranhas próximo ao condomínio Australis. Colocado em votação, sendo aprovado pela maioria dos condôminos presentes contratar novo escopo com recepção diurno 12hs + vigilante noturno 12hs (acréscimo médio por apartamento de R$ 6,83 – R$ 6,21 taxa condomínio + R$ 0,62 fundo de reserva) contemplando assim a nova arrecadação mensal fixa de R$ 79.311,40 rateada pela fração ideal das unidades, que é somatório da arrecadação aprovada no item 2 de pauta e a diferença do escopo do serviço de portaria. Foram apurados 38 votos – 57,9% das frações ideais votantes favoráveis para o novo escopo de recepção diurno e vigilante noturno; 28 votos – 42,1% das frações ideais votantes para manter a função de vigia 24hs e 3 unidades que não votaram neste item de pauta. Passou-se ao quinto item da ordem do dia: 5) Deliberação alterações e adendos ao regimento interno (entrada de pedestres pelo portão de veículos; horários de uso academia, brinquedoteca e playgroud externo; uso da vaga de carga/descarga para fornecedores do condomínio; aplicação de multas em situações extremas com aprovação do conselho sem notificação/advertência prévia ao infrator): A síndica Sra. Juliana apresenta os itens sugeridos por moradores ou identificados para deliberação em assembleia. Após concluídas a apresentação e esclarecimento de dúvidas dos condôminos, foram submetidas para votação sendo aprovadas as seguintes alterações sugeridas. Foi aprovado pela maioria dos condôminos incluir no regimento interno texto sobre entrada de pedestres pelo portão de veículos com a seguinte redação “Não permitir, exceto em emergências ou mudanças (quando houver transporte de móveis e eletrodomésticos) ou ainda acompanhando crianças menores de 12 anos transitando de bicicleta”. Foram apurados 61 votos favoráveis – 89,87% das frações ideais votantes à inclusão do texto, 6 votos para permitir entrada de pedestres – 8,69% das frações ideais votantes, 1 voto – 1,44% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção” e 1 unidade que não votou neste item de pauta. Foi aprovado pela maioria dos condôminos incluir no regimento interno texto sobre uso da vaga de carga/descarga para fornecedores do condomínio com a seguinte redação “Permitir uso de vaga/descarga para fornecedores do condomínio”. Foram apurados 41 votos favoráveis – 61,02% das frações ideais votantes à inclusão do texto, 24 votos contrários – 36% das frações ideais votantes, 2 votos – 2,99% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção” e 2 unidades que não votaram neste item de pauta. Foi aprovado pela maioria dos condôminos incluir no regimento interno texto sobre aplicação de multas em casos extremos e/ou que não comportam reiteração com a seguinte redação “Aplicação de multas em casos extremos e/ou que não comportam reiteração, com aprovação do conselho, sem notificação/advertência prévia ao infrator”. Como exemplos, pode-se citar as festas que extrapolam o espaço do salão de festas, que mesmo após acionamento da portaria, a situação não seja regularizada; número excessivo de convidados na piscina, que mesmo após acionamento da portaria, a situação não seja regularizada. Foram apurados 45 votos favoráveis – 68,32% das frações ideais votantes à inclusão do texto, 20 votos para o texto “Aplicação de advertência prévia para posterior aplicação de multas em situações extremas e/ou que não comportam reiteração” – 30,2% das frações ideais votantes, 1 voto – 1,48% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção” e 3 unidades que não votaram neste item de pauta. Foi apresentada também sugestão de mudança de horários de uso academia, brinquedoteca e playground externo porém não foi aprovado. Foram apurados 41 votos favoráveis – 61,55% das frações ideais votantes para manter o texto atual do regimento interno (academia externa funcionará das 6h às 23h / playground e brinquedoteca das 7h as 22h), 23 votos para padronizar novo horário para ambos os ambientes das 8h às 22h – 34,01% das frações ideais votantes, 3 votos – 4,45% das frações ideais votantes para a opção “Abstenção” e 2 unidades que não votaram neste item de pauta. Uma condômina sugere deliberar em assembleia futura sobre permissão e modelo padrão de armários nas garagens. Sem mais assuntos para serem deliberados encerrou-se a pauta às 16h30m do dia 17/03/2023. Nada mais havendo a ser tratado, o presidente encerrou a presente assembleia, determinando a lavratura da presente ata, a qual lida e aprovada, vai assinada pelo presidente de mesa e pela síndica.