ATA DA ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA DE 22/02/2021
RESIDENCIAL AUSTRALIS EASY CLUB – CNPJ 31.303.842/0001-46
Aos vinte e dois dias do mês de fevereiro de 2021, às dezenove horas e trinta minutos em segunda chamada, reuniram-se em Assembleia Geral Ordinária os condôminos do Residencial Australis Easy Club, sito a Rua João Vogelsanger nº 321, Bairro Santo Antônio, CEP 89.218-080, Joinville/SC. LOCAL: através de videoconferência ZOOM com votação pelo aplicativo “Vote Condomínio” que é mantido pela empresa APP4ALL TECNOLOGIA LTDA CNPJ 28.902.374/0001-11 que foi contratado pela Exatta Condomínios para gerenciamento da votação digital. CONVOCAÇÃO: Mediante edital de convocação. QUORUM: Compareceram os representantes das unidades conforme lista de presença gerada pelo aplicativo de votação. A assembleia foi presidida pelo representante da Exatta Administração de Condomínios Sr. Otavio. Primeiramente procedeu a leitura do edital de convocação, que teve a seguinte ORDEM DO DIA: 1) Prestação de contas do período de Fevereiro/2020 à Janeiro/2021; 2) Apresentação manutenções e investimentos realizados no condomínio; 3) Revisão de contratos (administradora, manutenção dos elevadores, gás, zeladoria, segurança e limpeza) e economias realizadas; 4) Aprovação alteração regimento interno (Uso de bicicletas desmontadas nas vagas de garagem, estacionamento de funcionários, crianças nas áreas comuns, regras do carrinho de compras, uso de bola nas áreas comuns, floreiras acima da altura do gradil, multas sem notificação (à definir) e controle de usuários nas piscinas); 5) Apresentação e aprovação investimentos/melhorias (trava/cartão individual para carrinho de supermercado, prolongamento dos dutos de ventilação, melhorias nas caixas de água/reservatórios, implantação de placas de energia solar, implantação de um novo bicicletário, grades para a portaria, painel hall de entrada dos blocos, aquisição de computador para portaria); 6) Aprovação arrecadação chamada de capital e/ou saque fundo de reserva para o item 5 do edital; 7) Deliberação remuneração e eleição de síndico(a); 8) Eleição de membros do conselho; 9) Planejamento orçamentário e aprovação do valor de taxa de condomínio; 10) Assuntos de interesse geral dos condôminos. A seguir o presidente da assembleia passou ao primeiro item da ordem do dia: 1) Prestação de contas do período de Fevereiro/2020 à Janeiro/2021: O Sr. Otavio e a síndica Sra. Juliana apresentam as prestações de contas do período, saldo atual de R$ 46.980,63 em conta corrente, R$ 156.400,86 em conta aplicação, R$ 3.265,10 em conta poupança referente taxa de uso do salão de festas e o saldo total de inadimplência de R$ 76.387,26 sendo R$ 21.279,24 em cobrança administrativo e R$ 55.108,02 em cobrança via juridico (72,14%). O sr. Otavio apresenta a evolução da inadimplência com a seguinte situação (4,37% em fev/2019; 3,70% em ago/2019; 3,47% em fev/20; 2,86% em ago/20 e 2,36% em fev/21). Por fim, o Sr. Otavio esclarece dúvidas dos condôminos presentes com relação à inadimplência. Um condômino faz uso da palavra e sugere que o escritório de assessoria jurídica apresente em uma próxima assembleia as ações de cobrança que estão sendo realizadas. Colocado em votação, sendo aprovadas pela maioria dos condôminos as prestações de contas do período. Foram apurados 134 votos favoráveis à aprovação das contas, 9 votos contrários, 11 votos para a opção “Abstenção” e ainda 9 condôminos que não votaram neste item. Dos 9 votos contrários apenas 2 (dois) condôminos informam seus pareceres com as seguintes considerações: “por se tratar de um valor muito alto dos serviços de portaria/zeladoria/limpeza, que não veio para votação em assembleia. Bem como é a “culpada”, por aumento da taxa de condomínio.” e “como justificativa pelo voto contrário à aprovação das contas referente ao ano de 2020, o fato da Administração do Condomínio ter aprovado a contratação de empresa de vigilância (empresa FT) sem a devida análise do impacto orçamentário de tal contrato. Visto que a Administração do Condomínio apresentou previsão deficitária no patamar de R$3.000,00 (três mil reais) por mês para o ano de 2021 caso não fosse aprovado na Assembleia o aumento da taxa condominial.”. Passou-se ao segundo item da ordem do dia: 2) Apresentação manutenções e investimentos realizados no condomínio: A síndica Juliana apresenta as manutenções realizadas com exaustores, portão veículos, porta hall entrada, bomba piscinas, dedetização e desratização, telhados, poda anual, manutenção máquinas de condicionador de ar, extintores, mangueiras, hidrante, manutenção preventiva no sistema de gás, limpeza no estacionamento, limpeza das caixas de gordura, passagem e estação elevatória. Informa também dos investimentos realizados com o caixa do condomínio e cita reforma das capas de elevador – 03 unidades; melhoria de cabeamento – Central de câmeras; manutenção das espreguiçadeiras; película anti-vandalismo na guarita; melhoria das chaves – portinholas de comunicação que não possuíam chaves; capachos hall de entrada; pintura dos bancos das praças; Prejuízos do ciclone bomba (telhado dos quiosques, baterias do sistema de interfonia e lixeiras das áreas comuns) sendo que o seguro do condomínio não foi acionado para esta ocorrência pois o valor da franquia era maior do que o valor dos danos; reforma dos toldos – Quiosques (ciclone bomba); Lava jato; Carrinhos de limpeza; Monitor para a guarita (ampliação CFTV); Cafeteira para funcionários; Renovação do seguro do condomínio – Anual; Cadeira ergonômica para vigias – portaria; iluminação da lixeira (Alm. Jaceguay) e cobertura guarita; Cestas de final de ano para funcionários; Troca do receptor (portão de veículos); Balizadores jardim (melhoria); Aspirador; Pulseiras para utilização nas piscinas (pandemia). Com o caixa do salão de festas foram instalados o suporte de TV, antena, trocador de bebê nos banheiros, lixeiras e batente que caiu. Com recursos da chamada de capital foi adquirida a cerca elétrica; câmeras nos elevadores e grama sintética playground e academia. As coberturas no hall de entrada e salões de festas estão em andamento, a câmera da piscina está pendente (após instalação da cobertura) e está pendente também o laudo das máquinas de ar-condicionado. Apresenta um quadro comparativo do previsto x realizado dos investimentos com superávit de 2.202,00 com o seguinte detalhamento: grama sintética (orçado R$ 14.000,00 realizado R$ 15.300,00); cerca elétrica (orçado R$ 5.500,00 realizado R$ 7.000,00); câmeras (orçado R$ 28.000,00 realizado R$ 14.048,00); coberturas (orçado R$ 23.500,00 realizado R$ 30.950,00); laudo (orçado R$ 5.000,00 à realizar R$ 6.500,00). Com relação às coberturas informa que houve uma variação de aprox. 30% no alumínio de fevereiro para outubro de 2020 e variação de aprox. 30% do valor do vidro de fevereiro a novembro de 2020 além da nova exigência/normativa de vidro temperado para laminado em coberturas. Passou-se ao terceiro item da ordem do dia: 3) Revisão de contratos (administradora, manutenção dos elevadores, gás, zeladoria, segurança e limpeza) e economias realizadas: A síndica Juliana inicia informando sobre o contrato de manutenção preventiva dos elevadores da Thyssenkrupp que foi negociado. O contrato passou de R$ 3.268,00 para R$ 2.302,00 com economia de R$ 966,00/mensais, ou seja, 30% na renegociação de contrato. As empresas Atlas Schindler e TWI negaram o envio de proposta. A negativa de atendimento seu deu por ser um excelente elevador, porém, com dificuldade de reposição de peças principalmente para quem não é o fabricante do elevador. A única empresa que passou proposta foi a ALTHOLF com valor de R$ 980,00 mensais. A decisão do conselho foi de prosseguir com a Thyssenkrupp agora com o adicional da tecnologia MAX. Trata-se de um aparelho instalado nos equipamentos, que coleta dados importantes, esses dados passam por um diagnóstico preciso através de algoritmos e se necessário é gerado uma O.S de manutenção corretiva mesmo antes do elevador apresentar o problema (serviço tem um custo de R$ 49,00 por equipamento). A síndica Juliana informa das propostas recebidas das empresas BR Condos e Innovare nos valores de R$ 5.099,00 e R$ 3.700,00 respectivamente. Foi negociado o valor com a Exatta o novo valor que passou de R$ 4.420,00 para R$ 3.900,00, economia de R$ 520,00 mensais e economia de 12% na renegociação de contrato. Apresenta por fim mais 2 propostas das empresas Grupo Tower e Sascon nos valores de R$ 4.092,00 e R$ 3.700,00 que foram recebidas somente após a reanálise pelo corpo diretivo que resultou na negociação com a Exatta. Com relação ao gás, o valor atual é de 7,68 o Kg, a vigência do contrato atual é até o ano de 2023 e indenização de aproximadamente R$ 40.000. No acumulado do ano houve aumento de 21,9% do gás. Apresenta nova proposta da Ultragaz de R$ 6,26 o Kg sem custo de emissão do boleto. As propostas das empresas I-gás e Liquigás nos valores de R$ 4,80 e R$ 5,40 com custo de emissão de boletos de R$ 2,80 e R$ 4,50 respectivamente pois estas propostas contemplam medição individualizada/cobrança terceirizada. Por fim, considerando todas as informações (preço/indenização/custo boleto) o contrato foi renegociado (economia de 18,5%) com prazo de 5 anos com o novo custo de R$ 6,26 o Kg. Por fim, a síndica Juliana apresenta sobre portaria/zeladoria/limpeza pois o Grupo Mega que cobrava o valor mensal de R$ 41.505,00 começou uma estruturação e decidiram não atuar mais em condomínios de grande porte que tenha portaria e com isso solicitaram rescisão de contrato pois desejam condomínios que possuem apenas serviços de zeladoria/limpeza em sua carteira de clientes. A síndica Juliana informa que o condomínio recebeu propostas das empresas ALSIM, GRUPO RE9, EMBRASP, GRUPO FT, SEGVILL E PLUGAR que foram submetidas para apreciação do conselho assim como ocorreu na instalação do condomínio onde os membros do conselho haviam optado pela empresa MEGA. Destas empresas, a PLUGAR de Curitiba/PR foi descartada pelo conselho pois não tinha clientes em Joinville e as empresas R9 e ALSIM não participaram do processo seletivo pois possuíam apenas recepção e o condomínio tinha no escopo o serviço de vigilância. Restaram as empresas Embrasp, Grupo FT e Segville com valores/propostas de R$ 44.202,00; R$ 41.399,00 e R$ 35.630,00. A síndica Juliana informa que os critérios de avaliação adotados pelos membros do conselho foram: vigilância noturna; funcionários de segurança, conservação e limpeza da mesma empresa; segurança jurídica; impostos em dia – Certidões negativas; capacidade técnica e suporte 24h. Colocado em votação na reunião de conselho, foram 4 votos para o Grupo FT e 2 votos para Segville. Juliana e 1 (um) membro do conselho não participaram da votação sendo que o contrato assinado com o Grupo FT possui valor mensal inferior ao da empresa anterior (Grupo Mega) não impactando assim no planejamento financeiro anual aprovado pela unanimidade dos condôminos presentes na assembleia que ocorreu em 17/02/2020. Os condôminos presentes na videoconferência colocam suas considerações referente ao assunto sendo que alguns manifestaram desejo que este assunto deveria ser colocado em votação em uma assembleia e outros que apoiam a decisão pois o conselho representa o condomínio. A síndica juliana informa que cada membro do conselho tem sua interpretação para decisão. Um condômino faz uso da palavra e sugere propor alteração de convenção do condomínio para não permitir contratação de empresas ligadas à familiares do corpo diretivo ou empresas que possuem funcionários membros do conselho. Os condôminos presentes sugerem verificar novos escopos de trabalho e orçamentos para serviços de limpeza/zeladora/portaria para posterior deliberação em nova assembleia que será agendada em momento oportuno após obtenção e compilação das propostas. Para este assunto cada condômino também pode indicar empresas para participarem das cotações. Passouse ao quarto item da ordem do dia: 4) Aprovação alteração regimento interno (Uso de bicicletas desmontadas nas vagas de garagem, estacionamento de funcionários, crianças nas áreas comuns, regras do carrinho de compras, uso de bola nas áreas comuns, floreiras acima da altura do gradil, multas sem notificação (à definir) e controle de usuários nas piscinas): A síndica Juliana apresenta algumas sugestões de alterações de regimento interno bem como solicitações de condôminos. O 1º item refere-se à permitir bicicletas com o pneu desmontado nas vagas de garagens tendo a seguinte votação: 92 votos favoráveis, 38 votos contrários, 26 votos para a opção “Abstenção” e ainda 7 condôminos que não votaram neste item. O condômino Sr. Elizaldo comentou sobre outro modelo de suporte de bicicleta para os condôminos que possuem vaga de divisa com parede e o condômino Sr. Carlos Eduardo sugeriu possível melhoria no processo de entrada/saída/abertura bicicletário. A Juliana também coloca em discussão sobre a permissão de estacionamento de veículos de funcionários nas áreas não demarcadas dos pisos 1 e 2 da garagem. Colocado em votação, sendo apurados 90 votos favoráveis, 59 votos contrários, 9 votos para a opção “Abstenção” e ainda 5 condôminos que não votaram neste item. A síndica Juliana expressa preocupação com relação às crianças nas áreas comuns sendo aprovado pela maioria dos condôminos proibir circulação de crianças desacompanhadas menores de 12 anos nas áreas comuns. Foram apurados 162 votos para não permitir circulação, 37 votos para permitir circulação, 6 votos para o item “Abstenção” e ainda 8 condôminos que não votaram neste item. Colocado em votação sobre a idade limite, foram apurados 62 votos para limite 12 anos, 57 votos para idade limite de 10 anos, 26 votos para idade limite de 26 anos, 13 votos para o item abstenção e ainda 5 condôminos que não votaram neste item. A síndica Juliana relata sobre os carrinhos de compra pois é necessário criar regras para evitar desgaste excessivo. Colocado em votação, 129 votos favoráveis incluir regra no regimento para permitir transportar apenas compras de mercado, bagagens e itens leves (devendo o condômino atentar à capacidade do carrinho). Foram também apurados 25 votos contrários, 2 votos para o item “Abstenção” e 7 condôminos que se absterem de votar neste item. A síndica Juliana informa que tem recebido diversas reclamações referentes crianças jogando bola e coloca em discussão sobre o assunto. Colocado em votação, sendo aprovado pela maioria dos condôminos incluir texto proibindo o uso de bola nas áreas comuns e de lazer. Foram 111 votos favoráveis, 28 votos contrários, 9 votos para a opção “Abstenção” e mais 5 condôminos que não votaram neste item. A síndica Juliana deseja regulamentar sobre as floreiras pois o assunto gera discussões. Colocado em votação, sendo aprovado pela maioria dos condôminos permitir floreiras acima da altura do gradil. Foram 109 votos favoráveis, 43 votos contrários, 5 votos para a opção “Abstenção” e mais 6 condôminos que não votaram neste item. A síndica Juliana informa que alguns condôminos entendem que em algumas infrações deveria ser aplicada multa sem advertência anterior. Trata-se de um item polêmico pois fica na interpretação de quem aplica as multas sobre a gravidade. Colocado em votação, sendo aprovado pela maioria dos condôminos manter o texto atual do regimento interno. Foram 13 votos favoráveis à mudança, 143 votos contrários, 3 votos para a opção “Abstenção” e 4 condôminos que não votaram neste item. A síndica Juliana coloca em discussão sobre controle de usuários na piscina pois muitos condôminos aprovaram a sistemática que vem sendo utilizada neste tempo de pandemia. Colocado em votação, sendo aprovado pela maioria dos condôminos limitação de uso da piscina por apenas 2 (dois) hóspedes com uso de pulseiras para controle. Foram 90 votos favoráveis, 64 votos contrários, 3 votos para a opção “Abstenção” e 6 condôminos que não votaram neste item. Um condômino faz uso da palavra a solicitar verificar se há possibilidade de implementar reserva da piscina pelo sistema da administradora. Passou-se ao quinto item da ordem do dia: 5) Apresentação e aprovação investimentos/melhorias (trava/cartão individual para carrinho de supermercado, prolongamento dos dutos de ventilação, melhorias nas caixas de água/reservatórios, implantação de placas de energia solar, implantação de um novo bicicletário, grades para a portaria, painel hall de entrada dos blocos, aquisição de computador para portaria): A síndica Juliana apresenta sugestões de investimentos, informa que a implantação de placas de energia solar é apenas para apresentar a idéia aos condôminos para posterior deliberação e informa da impossibilidade de implementar pois vislumbrou nos últimos dias que não há viabilidade técnica. Colocados em votação, sendo aprovados todos os investimentos pelos condôminos com os seguintes resultados: trava/cartão individual para carrinho de supermercado – investimento com valor estimado de R$ 2.000,00 (122 votos favoráveis, 29 votos contrários, 5 votos para a opção “Abstenção” e 7 condôminos que não votaram neste item); prolongamento dos dutos de ventilação – investimento com valor estimado de R$ 14.000,00 (87 votos favoráveis, 44 votos contrários, 24 votos para a opção “Abstenção” e 8 condôminos que não votaram neste item); melhorias nas caixas de água/reservatórios com alerta/sinal sonoro em caso de redução do nível da caixa d’ água – investimento com valor estimado de R$ 10.000,00 para as 5 torres (112 votos favoráveis, 31 votos contrários, 11 votos para a opção “Abstenção” e 9 condôminos que não votaram neste item); grades para a portaria – investimento com valor estimado de R$ 1.500,00 (105 votos favoráveis, 40 votos contrários, 8 votos para a opção “Abstenção” e 10 condôminos que não votaram neste item); painel hall de entrada dos blocos – investimento com valor estimado de R$ 12.500,00 (85 votos favoráveis, 61 votos contrários, 8 votos para a opção “Abstenção” e 9 condôminos que não votaram neste item) e aquisição de computador para portaria – investimento com valor estimado de R$ 3.200,00 (112 votos favoráveis, 35 votos contrários, 7 votos para a opção “Abstenção” e 9 condôminos que não votaram neste item). Passou-se ao sexto item da ordem do dia: 6) Aprovação arrecadação chamada de capital e/ou saque fundo de reserva para o item 5 do edital: Colocado em votação, sendo aprovada utilização de 20% do fundo de reserva e arrecadar chamada de capital de 80% do total dos investimentos contemplando parcelas mensais de no máximo R$ 40,00 por apartamento resultado em 3 (três) parcelas de chamada de capital de R$ 33,88 por apartamento nos boletos vencimentos 15/03/2021 à 15/05/2021. Foram apurados 123 votos favoráveis, 33 votos para a opção “Abstenção” e 7 condôminos que não votaram neste item. Passou-se ao sétimo item da ordem do dia: 7) Deliberação remuneração e eleição de síndico(a): O Sr. Otavio informa que o mandato da síndica Juliana encerra neste mês de fevereiro/2021 e com isso solicita aos candidatos que se manifestem. A Sra. Juliana, torre 5, o Sr. Elizaldo, torre 5 e o Sr. Thiago, torre 3 colocam seus nomes à disposição com propostas de remuneração de R$ 4.400, R$ 3.300 e R$ 2.700 respectivamente. Também há 4 indicações de síndicos profissionais que realizam suas apresentações aos condôminos e apresentação suas propostas considerando emissão de nota fiscal: Grupo Towers com honorário mensal de R$ 5.100; F&W com valor mensal de R$ 6.400; Salomão Oliveira com proposta de R$ 6.766 mensais e a empresa Mercado de Síndicos com proposta de honorário mensal de R$ 7272,60. Colocado em votação, sendo eleita pela maioria dos condôminos presentes a Sra. Juliana, torre 5. Foram apurados 112 votos para Juliana, 9 votos para Thiago, 23 votos para Elizaldo, 5 votos para Grupo Towers, 1 voto para a empresa F&W, 1 voto para Salomão e 4 votos para a opção “Abstenção”. Outros 3 condôminos não votaram neste item. A assembleia aprova a continuidade da remuneração de 4 (quatro) salários mínimos nacional vigente. O mandato da síndica será de 1 (um) ano iniciando em 01/03/2021 e finalizando em 28/02/2022. Passou-se ao oitavo item da ordem do dia: 8) Eleição de membros do conselho: Para compor o conselho fiscal/consultivo sendo denominados também representes de bloco ficam eleitos: Marcos; Nayara; Rodrigo; Eduardo e Fernando. Sendo eleitos suplentes: Sabrine; Caroline; Murillo e Fernando. A votação de conselheiro(a) da torre 1 teve 81 votos para Marcos, 77 votos para opção “Abstenção” e outros 5 condôminos que se absterem de votar. A votação de conselheiro(a) da torre 2 teve 66 votos para Nayara, 58 votos para Caroline, 36 votos para opção “Abstenção” e outros 3 condôminos que se absterem de votar. A votação de conselheiro(a) da torre 3 teve 81 votos para Rodrigo, 78 votos para opção “Abstenção” e outros 5 condôminos que se absterem de votar. A votação de conselheiro(a) da torre 4 teve 53 votos para Eduardo, 45 votos para Fernando, 60 votos para opção “Abstenção” e outros 5 condôminos que se absterem de votar. A votação de conselheiro(a) da torre 5 teve 96 votos para Fernando, 60 votos para opção “Abstenção” e outros 7 condôminos que se absterem de votar. O mandato do corpo diretivo será de 1 (um) ano iniciando em 01/03/2021 e finalizando em 28/02/2022. Passou-se ao nono item da ordem do dia: 9) Planejamento orçamentário e aprovação do valor de taxa de condomínio: O Sr. Otavio apresenta o planejamento financeiro e sugere reajuste conforme resultado da eleição de síndico(a). Os condôminos presentes sugerem mais 2 opções, sendo a 1 opção com reajuste de 2,5% e a 2ª opção mantendo a arrecadação atual. Colocado em cotação, sendo aprovada pela maioria dos condôminos manter a arrecadação atual de R$ 67.864,00 (podendo haver déficit). Foram apurados 52 votos para manutenção da arrecadação, 47 votos para reajuste de 2,5% e 47 votos para reajuste conforme o planejamento financeiro apresentado + remuneração de síndico(a) eleito. Passou-se ao décimo item da ordem do dia: 10) Assuntos de interesse geral dos condôminos: Os condôminos presentes sugerem que as reuniões de conselho tenham ata de reunião. Ficam pendentes para a próxima assembleia que deverá ocorrer neste ano de 2021 sobre a apresentação e investimento com implantação de placas de energia solar bem como apresentação de novos escopos de trabalho e orçamentos para serviços de limpeza/zeladora/portaria para nova deliberação. Nada mais havendo a ser tratado, o presidente encerrou a presente assembleia, determinando a lavratura da presente ata, a qual lida e aprovada, vai assinada pela mesa diretora e pela síndica eleita.